Задача оптимизации расходов стоит перед многими компаниями. Эксперты в этой области рекомендуют начинать со статей затрат, не предполагающих сокращение штата или урезание премий. Например, можно сэкономить значительные суммы, наведя порядок в процессе печати документов.
Редко в какой компании ведется учет расходов на печать по каждому подразделению, кабинету. Бухгалтерам удобнее суммировать затраты на приобретение бумаги, заправку картриджей, ремонт или приобретение новой техники. При таком учете сотрудники могут позволить себе делать личные распечатки, игнорировать черновой режим печати и т.п. Выделять отдельную штатную единицу для контроля не так выгодно как заключение договора на аутсорсинг офисной печати или клик-контракт. Чем различаются эти методы передачи процесса печати сторонней организации, рассказывают специалисты компании «Копи-Консалтинг».
Что такое клик-контракт
Самым быстрым способом уменьшения затрат на процесс печати многие называют заключение клик-контракта. Он предполагает оплату контрагенту за количество сделанных распечаток, копий. При этом контрагент берет на себя обязательства обеспечить офисной бумагой, своевременно заправлять картриджи, проводить обслуживание принтеров и МФУ, предоставляет подменную технику на время ремонта.
Для того чтобы покопийка принесла существенную экономию нужно обеспечить дисциплину сотрудников. Они должны экономно расходовать тонер и бумагу.
Что такое аутсорсинг печати
Если нужно добиться существенной экономии, то лучше сразу передать процессы печати в аутсорсинг. В этом случае контрагент проведет аудит действующих процедур печати, разработает план мер уменьшения затрат.
При аутсорсинге:
- Рассчитывается где и какие принтеры и МФУ лучше установить, чтобы они максимально эффективно вырабатывали свой ресурс
- Устанавливается какая техника подлежит списанию, поскольку затраты на ее ремонт нецелесообразно велики
- С помощью специального программного обеспечения контролируется кто из сотрудников какие документы, в каком качестве распечатывал
Аутсорсинг выгоднее покопийки в длительной перспективе, поскольку способствует формированию у сотрудников ответственного отношения к использованию печатающей техники. В компании «Копи-Консалтинг» также можно приобрести новую технику взамен устаревшей или заказать печать (копирование, сканирование) любого количества документов на профессиональном оборудовании.
