Грамотно организованное в компании кадровое делопроизводство может снизить количество претензий со стороны проверяющих инстанций, обеспечить своевременное оформление всей документации, связанной с трудовой деятельностью работников.
В кадровом учете задействованы любые документы, так или иначе связанные с движением работников внутри компании. Самый главный документ, который регулирует трудовую деятельность работников в таких аспектах, как кадровая работа и делопроизводство — это Трудовой кодекс Российской Федерации. Но и в трудовом праве не всегда четко прописаны все регламенты по оформлению документов.
Большинство компаний ведет кадровый документооборот на основе собственных инструкций и положений. Данными регламенты и определяют, как вести кадровое делопроизводство — какими должны быть документы кадрового учета, оформляемые и введенные в компании.
Все документы кадрового учета, которые участвуют в кадровом делопроизводстве, можно условно разделить на три группы:
-
основные локальные нормативные акты и организационные документы, которыми являются: штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор (если он есть);
-
документы, которые относятся к кадровому учету работников: приказы, распоряжения, положения, а также личные карточки работников;
-
информационно-справочные документы, в том числе: входящая и исходящая корреспонденция.
Рассмотрим классификацию кадровых документов по основным кадровым процедурам:
-
документы о приеме на работу: заявление о приеме, трудовой договор (контракт), приказ, протокол общего собрания руководства;
-
документе о перевод на другую должность или работу: заявление о переводе, служебная записка о необходимости перевода, приказ о переводе;
-
документы об увольнении и сокращении персонала: уведомление работника о предстоящем сокращении, заявление об увольнении, приказ об увольнении, обходной лист;
-
документы об отпуске: график отпусков, заявление на отпуск, приказ об отпуске — как основном, так и дополнительном, либо отпуске за свой счет, без сохранения заработной платы;
-
документы о дисциплинарном взыскании: служебная (докладная) записка, акт о нарушении трудовой дисциплины, объяснительная, приказ о дисциплинарном взыскании;
-
документы о поощрениях и награждениях: представление к награждению, приказы о награждении
Ошибки при ведении кадрового делопроизводства
Наиболее распространенной ошибкой, с которыми сталкиваются кадровые специалисты является заключение трудовых договоров без предоставления всех необходимых документов. Из-за невнимательности нередко также случаются ошибки и в кадровом делопроизводстве. К примеру, в приказах и распоряжениях, специалисты по кадрам могут указать неверные наименования должностей — не такие, как указаны в штатном расписании. Также наименования должностей, которые имеют вредные и опасные условия труда, указанные в штатном расписании, могут по ошибке не соотносится с названиями из профстандартов или квалификационных справочников.
Ошибки в оформлении кадровых документов, в свою очередь, могут повлечь за собой судебные разбирательства и крупные штрафы.
Именно поэтому ведение кадрового делопроизводства лучше автоматизировать с помощью систем электронного документооборота. Это обеспечит правильность подготовки документов, высокую скорость оформления, а также избежать ошибок. Ведь кроме автоматизации такие сервисы содержат также и автоматическую проверку перед записью и внесением в систему.
